Datenschutzhinweise zur KI-gestützten Transkription von Online-Meetings

Nach Artikel 13 und 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bestehen Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten. Aus diesem Grund werden Ihnen folgende Informationen zur Kenntnis gegeben.

Verantwortliche Stelle

RecruitingNOW GmbH, Mangfallstraße 3, 83703 Gmund am Tegernsee

Datenschutzbeauftragter

Stephan Krischke, datenschutz@recruiting-now.de

Zweck der Datenverarbeitung

Das Tool „Recall.ai“ transkribiert KI-gestützt Besprechungsinhalte unserer internen Online-Meetings via Google Meet. Es erstellt Zusammenfassungen, Kernpunkte, Entscheidungen und Aufgaben, um Teams zu unterstützen, Protokollführer zu entlasten und unsere Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Vor dem Versenden prüfen Protokollführer die KI-gestützten Inhalte.

Verarbeitete Daten

Verarbeitet werden das Text-Transkript des Meetings, dessen Zusammenfassung, Vertriebsinformationen (sog. „SPICED-Felder“ des CRM-Systems) sowie Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmenden. Es werden keine Audio- oder Videodaten gespeichert.

Informationen zur Künstlichen Intelligenz

Wir nutzen als Meeting-Bot und für die Aufzeichnung den Dienst „Recall.ai“ (Hyperdoc Inc., 2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA; Serverstandort: EU-Region Frankfurt), für die Spracherkennung (Speech-to-Text) nutzt Recall.ai den Dienst Deepgram Nova-3. Zudem setzen wir die KI „Claude“ (Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA) über AWS Bedrock (Amazon Web Services, Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109, USA; Serverstandort: EU-Region Frankfurt) ein, dieser nutzt „Haiku 4.5“ für Live-Vorschläge während des Meetings und „Sonnet 4.6“ für die Zusammenfassung nach dem Meeting.

Weitere Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten alle Meeting-Teilnehmer Zugriff auf die erstellten Protokolle. Eine Weitergabe der Meeting-Daten erfolgt außerdem an die Meetingtool-Anbieter Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) und den CRM-Anbieter Salesforce, Inc. (415 Mission Street, San Francisco, CA 94105, USA).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer

Die Speicherung der Protokolle erfolgt für 24 Monate.

Rechte der betroffenen Personen

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berechtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 oder 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Widerruf bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Der Widerruf kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an: andreas@recruiting-now.de